Behandling av personuppgifter i Sellwise

I denna integritetspolicy förklarar vi hur Nordic Sidekick AB behandlar personuppgifter i samband med Sellwise, vår digitala CRM-tjänst. Vi beskriver också vilka rättigheter du har och hur du kan göra dem gällande.

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter. Kontaktuppgifter finns längst ned i denna policy.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Det kan till exempel vara namn, e-postadress, telefonnummer, befattning, företagskoppling, IP-adress, användarkonto, aktivitetsloggar eller annan information som kan kopplas till en person.

Vad är behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifter, till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning, användning, överföring, radering eller annan hantering.

Behandling kan ske både automatiskt i IT-system och, i vissa fall, manuellt.

Personuppgiftsansvarig

För den behandling av personuppgifter som sker inom Sellwise egen verksamhet är Nordic Sidekick AB personuppgiftsansvarig.

Nordic Sidekick AB
Org.nr: 556901-2288
Storgatan 67
903 30 Umeå

När våra kunder använder Sellwise för att hantera sina egna kunder, kontakter, leads, affärer, aktiviteter och annan CRM-data är kunden normalt personuppgiftsansvarig för den behandlingen. Nordic Sidekick AB behandlar då personuppgifter som personuppgiftsbiträde åt kunden enligt tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter som behandlas i Sellwise beror på hur tjänsten används. Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• företagsnamn
• befattning eller roll
• adressuppgifter
• kund- och kontaktuppgifter
• leads och prospekt
• affärsmöjligheter och säljstatus
• aktiviteter, uppgifter och påminnelser
• anteckningar och kommunikationshistorik
• användarkonto och inloggningsuppgifter
• behörigheter och inställningar
• teknisk information, till exempel IP-adress, enhet, webbläsare och loggar
• faktura- och betalningsrelaterad information
• supportärenden och kommunikation med oss

Kunden ansvarar för vilka personuppgifter som läggs in i CRM-systemet och att uppgifterna får behandlas enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla, administrera och utveckla Sellwise.

Det kan bland annat ske för att:

• skapa och administrera kundkonton
• ge användare åtkomst till Sellwise
• hantera kunder, kontakter, leads, affärer och aktiviteter i CRM-systemet
• tillhandahålla funktioner för pipeline, uppföljning, rapporter och statistik
• möjliggöra import och export av CRM-data
• tillhandahålla support och felsökning
• skicka viktig information om tjänsten
• hantera avtal, fakturering och betalning
• förbättra och vidareutveckla Sellwise
• upprätthålla säkerhet, loggning och behörighetskontroll
• förebygga missbruk, intrång eller obehörig åtkomst
• uppfylla rättsliga skyldigheter

Rättslig grund för behandlingen

Vi behandlar personuppgifter med stöd av olika rättsliga grunder beroende på ändamålet.

Avtal. När behandlingen är nödvändig för att tillhandahålla Sellwise, administrera kundkonton, ge användare åtkomst till tjänsten, hantera support eller fullgöra avtal med kund.

Rättslig förpliktelse. När vi behöver behandla personuppgifter för att uppfylla krav enligt lag, exempelvis bokföringslagstiftning.

Berättigat intresse. När behandlingen är nödvändig för exempelvis säkerhet, felsökning, produktutveckling, statistik, kundkommunikation och för att förbättra tjänsten.

Samtycke. I de fall behandlingen kräver samtycke, exempelvis viss typ av marknadsföring eller cookies, inhämtas samtycke separat.

Kundens CRM-data

Sellwise är ett CRM-system där kunden kan behandla personuppgifter om sina egna kunder, kontaktpersoner, leads, prospekt, leverantörer eller andra affärskontakter.

För sådan data är kunden normalt personuppgiftsansvarig. Det innebär att kunden ansvarar för att:

• det finns rättslig grund för behandlingen
• registrerade personer informeras på rätt sätt
• uppgifterna är korrekta och relevanta
• uppgifterna inte sparas längre än nödvändigt
• behandling sker enligt GDPR och annan tillämplig lag
• eventuell marknadsföring, säljkommunikation eller uppföljning följer gällande regler

Nordic Sidekick AB behandlar denna data endast för att tillhandahålla Sellwise och enligt kundens instruktioner.

Personuppgiftsbiträden

I vissa fall anlitar vi leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning. Det kan till exempel vara leverantörer av:

• hosting och molninfrastruktur
• databaser och lagring
• e-posttjänster
• support- och ärendehanteringssystem
• analys- och loggverktyg
• betaltjänster
• integrationsplattformar

Dessa leverantörer är personuppgiftsbiträden till oss. Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal med sådana leverantörer och säkerställer att de behandlar personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt.

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi kan i vissa fall dela personuppgifter med aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, till exempel:

• myndigheter, om vi är skyldiga enligt lag
• banker eller betaltjänstleverantörer
• redovisnings- eller faktureringssystem
• juridiska rådgivare eller revisorer
• externa tjänster som kunden själv väljer att integrera med Sellwise

När personuppgifter delas med en självständigt personuppgiftsansvarig gäller den aktörens egen integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Tredjepartsintegrationer

Sellwise kan erbjuda eller stödja integrationer med externa system, exempelvis e-post, kalender, ekonomisystem, marknadsföringsverktyg, API:er eller andra affärssystem.

Om kunden väljer att ansluta Sellwise till en tredjepartstjänst ansvarar kunden för att det finns rätt att överföra och behandla personuppgifter i den integrationen.

Nordic Sidekick AB ansvarar inte för hur tredjepartstjänster behandlar personuppgifter när de agerar självständigt personuppgiftsansvariga.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

Personuppgifter i kundens CRM-data sparas normalt så länge kunden har ett aktivt konto eller abonnemang i Sellwise, om inte annat avtalats.

Efter att abonnemanget har avslutats kan kunddata sparas under en begränsad period för att möjliggöra export, återställning eller avveckling av kontot. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna enligt våra gallringsrutiner, om inte lag eller avtal kräver längre lagring.

Vissa uppgifter, till exempel bokföringsunderlag, kan behöva sparas längre enligt lag.

Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, manipulation, förstöring eller otillåten spridning.

Exempel på säkerhetsåtgärder kan vara behörighetsstyrning, åtkomstkontroller, kryptering, loggning, säkerhetskopiering, övervakning och interna rutiner för informationssäkerhet.

Kunden ansvarar för att användare hanterar sina inloggningsuppgifter säkert och att endast behöriga personer får tillgång till Sellwise.

Överföring utanför EU/EES

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att det finns lagligt stöd för överföringen, exempelvis genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annat godkänt skydd enligt dataskyddslagstiftningen.

Cookies och liknande teknik

Sellwise och våra webbplatser kan använda cookies och liknande teknik för att webbplatsen och tjänsten ska fungera, för att förbättra användarupplevelsen, analysera trafik och, i förekommande fall, anpassa kommunikation.

Om cookies används på ett sätt som kräver samtycke inhämtas samtycke separat. Läs mer på vår cookiesida.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du enligt dataskyddslagstiftningen flera rättigheter.

Du har rätt att:

• få information om hur dina personuppgifter behandlas
• begära tillgång till dina personuppgifter
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• begära radering i vissa fall
• begära begränsning av behandling
• invända mot viss behandling
• begära dataportabilitet i vissa fall
• återkalla samtycke, om behandlingen grundar sig på samtycke
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om din begäran gäller personuppgifter som behandlas i en kunds CRM-konto kan vi behöva hänvisa dig till den kund som är personuppgiftsansvarig.

Kontakta oss vid frågor om personuppgifter

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss.

Nordic Sidekick AB / Sellwise
E-post: support@sellwise.se
Webbplats: https://sellwise.se
Org.nr: 556901-2288
Adress: Storgatan 67, 903 30 Umeå

Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats.

Vid väsentliga ändringar kan vi informera kunder eller användare via e-post, i Sellwise eller på vår webbplats.